Ujęcie kosztów procesu i egzekucji w klasyfikacji i ewidencji księgowej

Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2023

Każda jednostka – bez względu na zakres swojej działalności – może być wierzycielem albo dłużnikiem w ramach rozrachunków z tytułu kosztów procesu sądowego lub egzekucji komorniczej. Kwoty te mogą mieć więc charakter pozostałych przychodów bądź kosztów operacyjnych, a to determinuje sposób ich ujęcia w klasyfikacji budżetowej i w księgach rachunkowych.

Koszty procesu sądowego, koszty zastępstwa procesowego, różne opłaty sądowe związane z toczącym się postępowaniem czy też koszty ponoszone w trakcie egzekucji komorniczej mogą wystąpić w toku działalności każdej jednostki, bez względu na jej rodzaj czy specyfikę. To koszty pośrednie, gdyż są pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki. Jednostka może być zarówno podmiotem zobowiązanym do ich poniesienia, jak i wierzycielem (podmiotem, na rzecz którego je zasądzono). W konsekwencji kwoty te zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów lub przychodów operacyjnych – w zależności od tego, czy stanowią dla jednostki koszty (wydatki), czy też przychody (dochody). Ujmuje się je w księgach rachunkowych na kontach zespołu 7.

Przed omówieniem kwestii prezentowania wspomnianych kosztów w ewidencji księgowej jednostki warto przybliżyć kilka najważniejszych informacji na ich temat.

Koszty procesu

W myśl art. 98 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego strona przegrywająca proces jest zobowiązana – na żądanie przeciwnika – zwrócić mu koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, tzw. koszty procesu. Chodzi w szczególności o zwrot poniesionych kosztów i opłat sądowych oraz kosztów zastępstwa procesowego.

• Koszty i opłaty sądowe

Koszty sądowe są elementem kosztów procesu. Obejmują opłaty i wydatki. Do ich uregulowania jest zobowiązana strona, która wnosi do sądu pismo podlegające opłacie lub powodujące wydatek.

W art. 5 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych wskazano, że do wspomnianych wydatków zalicza się w szczególności:

1. koszty podróży strony zwolnionej od kosztów sądowych związane z jej osobistym stawiennictwem nakazanym przez sąd;
2. zwrot kosztów podróży i noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów świadków;
3. wynagrodzenie i zwrot kosztów poniesionych przez biegłych, tłumaczy oraz kuratorów ustanowionych dla strony w danej sprawie;
4. zryczałtowane koszty przeprowadzenia dowodu z opinii opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów;
5. wynagrodzenie należne innym osobom lub instytucjom oraz zwrot poniesionych przez nie kosztów;
6. koszty przeprowadzenia innych dowodów;
7. koszty przewozu zwierząt i rzeczy, utrzymywania ich lub przechowywania;
8. koszty ogłoszeń;
9. koszty osadzenia i pobytu w areszcie;
10. ryczałty należne kuratorom sądowym za:
    • przeprowadzenie wywiadu środowiskowego w sprawach o unieważnienie małżeństwa, o rozwód oraz separację;
    • uczestniczenie przy ustalonych przez sąd kontaktach rodziców z dziećmi;
11. koszty wystawienia zaświadczeniap0rzez lekarza sądowego;
12. koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd.

Opłatami sądowymi są natomiast opłata za wpis sądowy i opłata kancelaryjna.

• Koszty zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym

Koszty zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym są elementem kosztów procesu. Obejmują wynagrodzenie, do którego jest uprawniony radca prawny reprezentujący jednostkę w danym postępowaniu. Sąd, zasądzając opłatę za czynności radcy prawnego, bierze w szczególności pod uwagę:

1. charakter sprawy;
2. nakład pracy niezbędny do poniesienia w trakcie reprezentowania jednostki;
3. wkład pracy radcy prawnego (adwokata) w przyczynienie się do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia sprawy.

Wynagrodzenie na rzecz radcy prawnego z tytułu zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym może być uiszczone:

1. jako dodatkowe wynagrodzenie – jeśli radca prawny reprezentujący jednostkę jest zatrudniony na umowę o pracę;
2. na podstawie umowy zlecenia;
3. na podstawie umowy na zakup usługi, której przedmiotem jest obsługa prawna, w tym zastępstwo prawne w procesie sądowym.

Takie formy zapłaty wynagrodzenia zostały przewidziane w art. 224 ust. 2 oraz art. 225 ust. 1 ustawy o radcach prawnych (dalej: urp). W świetle przywołanych regulacji radca prawny jest uprawniony do dodatkowego wynagrodzenia w wysokości nie niższej niż 65% kosztów zastępstwa zasądzonych na rzecz strony przez niego zastępowanej lub jej przyznanych w ugodzie, postępowaniu polubownym, arbitrażu zagranicznym lub w postępowaniu egzekucyjnym, jeżeli koszty te zostały ściągnięte od strony przeciwnej. W państwowych jednostkach sfery budżetowej wysokość i termin wypłaty wynagrodzenia określa umowa cywilnoprawna. Opłaty za czynności radców prawnych wykonujących zawód w kancelariach radców prawnych lub w spółkach oraz zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej określa umowa z klientem.

Wynagrodzenie za zastępstwo procesowe w procesie sądowym zwracane na rzecz własnego radcy prawnego – czy to w formie dodatkowego wynagrodzenia, czy na podstawie umowy zlecenia – jest obciążone składkami na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i fundusz pracy oraz podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wypłata tego wynagrodzenia, bez względu na jej formę, może nastąpić nie wcześniej niż po wyegzekwowaniu zasądzonej należności od strony przeciwnej.

Koszty i opłaty egzekucyjne

W przypadku gdy dłużnik nie spłaca swoich należności, wierzyciel na podstawie prawomocnego orzeczenia sądowego (wyroku, nakazu zapłaty) powinien skierować sprawę na drogę postępowania egzekucyjnego (doprowadzić do wszczęcia egzekucji). Wiąże się to z koniecznością poniesienia określonych wydatków (kosztów), do których zalicza się w szczególności:

1. opłaty egzekucyjne, które stanowią formę wynagrodzenia pobieranego przez komornika za przeprowadzenie czynności komorniczych;
2. pozostałe koszty komornicze (zwane kosztami postępowania egzekucyjnego), w tym te, których zwrotu ma prawo domagać się komornik w toku postępowania egzekucyjnego, oraz koszty zastępstwa prawnego w postępowaniu egzekucyjnym.

Wysokość kosztów komorniczych, zasady ich ponoszenia oraz tryb postępowania w sprawach dotyczących tych kosztów określa ustawa o kosztach komorniczych.

[…]

Elżbieta Gaździk
Autorka jest specjalistką z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.